Privacyverklaring

Bij Sportoase vinden wij jouw privacy uiterst belangrijk en doen wij er alles aan om jouw persoonsgegevens te beschermen. In dit Gegevensbeschermingsbeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarvoor wij deze gebruiken, welke rechten je kan uitoefenen en op welke wijze je dat kan doen. Wij raden je aan om dit beleid aandachtig door te nemen en van tijd tot tijd te hernemen, aangezien wij de inhoud ervan kunnen wijzigen. De meest actuele versie van ons Gegevensbeschermingsbeleid vind je steeds op onze website.

Sportoase biedt op verschillende manieren diensten en activiteiten aan. In het kader van deze diensten en activiteiten kunnen wij persoonsgegevens verzamelen van onze leden, bezoekers aan onze website, bezoekers van onze faciliteiten, deelnemers aan activiteiten georganiseerd door Sportoase, gebruikers van onze sociale media of app, personen die zich hebben ingeschreven op onze elektronische mailings, medewerkers (werknemers en zelfstandige medewerkers), sollicitanten, (contactpersonen van) onze dienstverleners en leveranciers, prospecten, personen die anderszins hun contactgegevens aan ons verstrekken of die op een andere manier met ons in contact komen.

WIE ZIJN WIJ?

Groep Sportoase is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wij zijn een naamloze vennootschap (nv) naar Belgisch recht, met zetel te Philipssite 6, 3001 Leuven en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0874.040.670 (“Sportoase”, “wij” of “ons”).

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Sportoase kan van jou onderstaande persoonsgegevens verzamelen, voor zover deze gegevens relevant zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze nodig hebben zoals uiteengezet in Artikel 4. Telkens wanneer bepaalde gegevens verplicht in te vullen zijn, en andere gegevens slechts optioneel, zal dit duidelijk worden aangegeven, zodat je ervoor kan kiezen om ons jouw persoonsgegevens te verstrekken of niet.

Sportoase verwerkt de volgende soorten persoonsgegevens van jou:

Wanneer je lid bent van Sportoase: voor het afsluiten van een lidmaatschap bij ons verwerken wij jouw identificatie- en contactgegevens zoals jouw naam, adres, rijksregisternummer (enkel indien noodzakelijk), telefoon- of gsm-nummer en e-mailadres. Daarnaast verzamelen wij ook persoonlijke kenmerken van jou zoals je geslacht, geboortedatum en taalkeuze voor onze diensten. Je krijgt van ons ook een lidnummer dat is gekoppeld aan het type lidmaatschap dat je hebt afgesloten. We verwerken ten slotte ook facturatie- en betalingsgegevens voor het afsluiten van een lidmaatschap met ons.
Wanneer je een laat opstellen: je kan bij Sportoase een sportprofiel laten opstellen op basis van de gegevens die je aan ons verstrekt tijdens het invullen van een vragenlijst. Je kiest zelf wat je meedeelt aan ons en wat niet. Als je bijvoorbeeld gegevens over je medisch verleden aan ons overmaakt, zijn dit gezondheidsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) waarvoor wij een afzonderlijke toelating vragen aan jou.
Wanneer je onze diensten gebruikt: Sportoase verzamelt jouw identificatie- en contactgegevens zoals jouw naam, adres, telefoon- of gsm-nummer en e-mailadres, samen met jouw bankrekeningnummer wanneer je onze diensten gebruikt. Binnen onze faciliteiten maken wij ook beelden met onze bewakingscamera’s. Meer hierover vind je in ons Camerabeleid.
Wanneer je onze website bezoekt: bij een bezoek aan onze website verzamelen wij jouw elektronische identificatiegegevens, zoals het IP-adres van het apparaat waarmee je de website bezoekt en informatie die wij verzamelen via de cookies gebruikt op de website. Meer hierover vind je in ons Cookiebeleid.
Wanneer je onze app gebruikt: Sportoase biedt ook een mobiele applicatie (“app”) aan. Wanneer je deze app installeert en gebruikt, verzamelen wij persoonsgegevens van jou zoals naam, geboortedatumn adres, telefoon- of gsm-nummer en e-mailadres samen met de keuze van vestiging.
Elektronische mailings: je kan ervoor kiezen om je in te schrijven op onze maandelijkse nieuwsbrief. Hiervoor verzamelen wij je e-mailadres, keuze van vestiging waarvoor je de nieuwsbrief wenst te ontvangen en jouw opt-in of opt-out voor deze nieuwsbrief.
Sollicitatie: indien je solliciteert om voor ons te komen werken, verzamelen wij ook verschillende persoonsgegevens van jou. Het gaat dan om identificatie- en contactgegevens, zoals je naam, adres, telefoon- of gsm-nummer en e-mailadres. Daarnaast zullen wij aan de hand van jouw cv bijkomende informatie verzamelen over jouw persoonlijke kenmerken (bijv. geboortedatum en -plaats, geslacht, jouw foto, nationaliteit en talenkennis) en informatie over jouw loonsverwachtingen en academische en professionele ervaringen.
Dienstverleners: Sportoase verzamelt persoonsgegevens van haar dienstverleners en van haar contactpersonen bij deze dienstverleners. Het gaat dan over identificatie- en contactgegevens, zoals naam van de dienstverlener of contactpersoon, bedrijfsnaam, adres, telefoon- of gsm-nummer, e-mailadres en BTW-nummer. Daarnaast zullen wij ook financiële gegevens verzamelen, zoals identificatie- en bankrekeningnummers, financiële transacties en onze afgesloten overeenkomsten.
Andere gegevens die Sportoase kan verzamelen: je kan zelf kiezen om nog bepaalde gegevens aan ons mee te delen, zoals jouw contactgegevens en gegevens via sociale media. Verder kan Sportoase nog bijkomende gegevens van jou verzamelen zoals de datum van jouw laatste bezoek of een deelname aan een activiteit georganiseerd door ons (indien van toepassing).

WAARVOOR VERWERKEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS EN OP WELKE RECHTSGROND BASEREN WIJ ONS?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor onderstaande doeleinden, waarbij we telkens enkel die gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om de daarmee beoogde doelstelling te bereiken.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de onderstaande doeleinden:

Verlenen van onze diensten: wij verwerken jouw persoonsgegevens om onze diensten aan jou te kunnen verlenen. Dit omvat onze ledenadministratie, zoals het aanmaken van jouw lidmaatschap en het bijhouden van een database met onze leden, het gebruik van onze app, facturatie, het beheer van (facturatie-)geschillen en claims, public relations en het uitvoeren van onderzoeken indien je hieraan wenst deel te nemen.
Verlenen van toegang tot onze infrastructuur en faciliteiten: wij verwerken jouw persoonsgegevens als je geen lid bent van Sportoase, maar je gebruik maakt van onze infrastructuur en faciliteiten.
Leveranciersbeheer en -administratie: wij verwerken persoonsgegevens van (contactpersonen van) onze leveranciers voor het plaatsen en bijhouden van bestellingen, en verwerken van betalingen.
Behandelen en beantwoorden van vragen via de klantendienst: Sportoase heeft een klantendienst waar onze leden en bezoekers vragen kunnen stellen. Voor de behandeling van deze vragen, verwerken wij persoonsgegevens van jou.
Opstellen van een medisch profiel en het behalen van jouw sportieve doel: je kan bij Sportoase een medisch profiel laten opstellen en persoonlijke sportieve doelen opmaken. Hiervoor worden persoonsgegevens van jou verwerkt.
Beveiliging van onze faciliteiten: Sportoase maakt gebruik van bewakingscamera’s om misdrijven tegen personen of goederen en overlast in onze faciliteiten te voorkomen, vast te stellen of op te sporen. Meer info hierover vind je in ons Camerabeleid.
Direct marketing: wij bieden een maandelijkse nieuwsbrief aan waarop je jou kan inschrijven. Voor deze inschrijving en het versturen van de nieuwsbrief verwerkt Sportoase jouw persoonsgegevens. Wij verwerken ook jouw persoonsgegevens voor het versturen van informatie over jouw abonnement of gelijksoortige producten en diensten van Sportoase.
Beheer van onze website: Sportoase biedt een website aan waarvoor zij persoonsgegevens van haar bezoekers verwerkt, bijvoorbeeld met het oog op het voorkomen van misbruik en fraude.
Opmaken van statistische analyses en het maken van managementrapportages: wij verwerken geaggregeerde gegevens van bepaalde doelgroepen om statistische analyses en managementrapportages op te maken. Op basis van deze analyses en rapportages nemen wij bepaalde beslissingen, evalueren en verbeteren wij onze aangeboden producten en diensten en onderzoeken wij de effectiviteit van onze campagnes.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten: wij zijn verplicht om bepaalde persoonsgegevens bij te houden om de wet-of regelgeving na te leven (zoals de algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen), in het kader van een geschil of rechtszaak of wanneer bepaalde overheidsinstellingen de verwerking van persoonsgegevens vereisen.
Beoordeling van de geschiktheid van kandidaten in het kader van een selectieprocedure: wanneer je solliciteert bij Sportoase, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens van jou in het kader van onze selectieprocedure.

Voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, baseren wij ons op de onderstaande rechtmatigheidsgronden:

De verwerking van jouw persoonsgegevens voor onze dienstverlening en leveranciersbeheer is gebaseerd op de noodzaak voor de uitvoering van overeenkomst die wij met jou hebben gesloten. Als je aan ons geen of verkeerde persoonsgegevens verstrekt, kunnen wij niet garanderen dat er een overeenkomst met jou zal worden afgesloten of dat de overeenkomst op een juiste wijze wordt uitgevoerd.
Wij verwerken ook jouw persoonsgegevens op basis van de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (met name ons belang om vragen te beantwoorden, contacten te onderhouden, om een goede dienstverlening te kunnen aanbieden zowel offline als online, om onze dienstverlening en productaanbiedingen te optimaliseren, om prospecten en mogelijke leden te contacteren en ons belang om misdrijven tegen onze medewerkers, leden, gebouwen en goederen te voorkomen, vast te stellen of op te sporen).
Indien wij jouw persoonsgegevens moeten verwerken om wet- of regelgeving na te leven, is deze verwerking gebaseerd op de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.
De verwerking van persoonsgegevens in het kader van een selectieprocedure baseren wij deels op de noodzaak om op jouw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen, en deels op onze gerechtvaardigde belangenom deze gegevens te gebruiken om de beste wervingsbeslissingen te kunnen nemen.
Wij versturen onze elektronische nieuwsbrief op basis van jouw opt-in toestemming. Enkel wanneer je ondubbelzinnig te kennen heeft gegeven dat je de elektronische nieuwsbrief graag wenst te ontvangen (je bent hierin volledig vrij), zal Sportoase jou hiervoor registreren.

Voor de verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens, namelijk gezondheidsgegevens, baseren wij ons op de volgende relevante rechtmatigheidsgrond(en):

De verwerking van gezondheidsgegevens voor het opstellen van een medisch profiel en het behalen van jouw sportieve doel, baseren wij op jouw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming.

MET WIE DELEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan andere ondernemingen. Wel kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met de volgende partijen:

Leveranciers, onderaannemers en andere dienstverleners zoals IT-dienstverleners, PR-/marketingdienstverleners, consultants en professionele adviseurs zoals externe advocatenkantoren en boekhouders die bepaalde persoonsgegevens namens ons verwerken. Wij hebben met onze dienstverleners – voor zover wettelijk vereist – overeenkomsten gesloten voor deze doorgifte of verwerkersovereenkomsten, die voldoen aan de vereisten van artikel 28 van de AVG. Wij verplichten deze dienstverleners om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en wij controleren dit indien nodig.
Overheden wanneer wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens door te geven aan deze overheden, bijvoorbeeld in het kader van een gerechtelijke procedure of geschil of in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

Indien wij jouw persoonsgegevens delen met derden, dragen wij er zorg voor dat dit op een veilige wijze gebeurt. Wij nemen daartoe passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen.

Indien jouw persoonsgegevens worden doorgegeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij er voor dat wij passende beschermingsmaatregelen nemen. Deze doorgifte gebeurt op basis van overeenkomstige adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie of er worden passende garanties in de zin van artikel 46 van de AVG geboden voor de bescherming van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de wettelijke vereisten. Op verzoek verstrekken wij u graag meer informatie over deze passende garanties.

HOE LANG BEWAREN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is om onze dagelijkse en vlotte werking te garanderen. Wij houden jouw persoonsgegevens in elk geval niet langer bij dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt (zoals hierboven beschreven). Wij hanteren de volgende criteria om de bewaartermijnen te bepalen:

Persoonsgegevens vereist voor de uitvoering en opvolging van een contractuele relatie, zoals het lidmaatschap bij Sportoase, zullen minstens worden bijgehouden gedurende de gehele duurtijd van die relatie.
Persoonsgegevens opgenomen in boekhoud-, financiële of andere officiële documenten zullen worden bijgehouden zo lang als wettelijk verplicht is. Voor boekhoudkundige documenten is dit tien jaar en voor facturen is dit zeven jaar.
Alle persoonsgegevens gebruikt voor marketingdoeleindenworden bewaard tot het moment waarop je ons laat weten dat je onze e-mails niet langer wenst te ontvangen of het erop lijkt dat jouw e-mailadres niet langer in gebruik is.
Persoonsgegevens verwerkt in het kader van een sollicitatie worden bewaard voor een periode van maximaal vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Indien je hiervoor toestemming hebt gegeven, kunnen deze persoonsgegevens langer bewaard worden tot maximaal één jaar na de beëindiging van de sollicitatieprocedure.
Persoonsgegevens die worden verwerkt door onze bewakingscamera’s worden maximaal dertig dagen bewaard. Gelieve ons Camerabeleid te raadplegen voor de verwerking van persoonsgegevens door onze bewakingscamera’s.
Wat de gegevens betreft van bezoekers van onze website, verwijzen wij naar ons Cookiebeleid dat je hier kan terugvinden.

Enkel wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien het nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij jouw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren.

Meer informatie over onze bewaartermijnen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

HOE BESCHERMEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de specifieke risico’s die we hebben geïdentificeerd. Wij beschermen jouw persoonsgegevens op die manier zo goed als mogelijk tegen de vernietiging, het verlies, de wijziging, of de ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

Indien wij samenwerken met een derde partij, zijn hiervoor de nodige contractuele afspraken gemaakt om uw persoonsgegevens op een veilige manier te verwerken.

Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

WAT ZIJN JOUW RECHTEN EN HOE KAN JE DEZE UITOEFENEN?

Binnen de grenzen gedefinieerd in de artikelen 15-22 van de AVG, heb je de volgende wettelijke rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons:

Recht op inzage: je hebt het recht om van ons bevestiging te krijgen of we jouw persoonsgegevens al dan niet verwerken, om inzage te verkrijgen in die persoonsgegevens, om informatie te krijgen over hoe en waarom we ze verwerken, en om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken.
Recht op verbetering: je hebt het recht om een verbetering te verkrijgen van jouw persoonsgegevens of om te vragen dat wij jouw persoonsgegevens vervolledigen wanneer je merkt dat wij onjuiste of onvolledige gegevens van jou verwerken.
Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): je hebt in bepaalde specifieke gevallen het recht om gegevenswissing te verkrijgen.
Recht op beperking: je hebt het recht om in bepaalde specifieke gevallen de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten beperken.
Recht op overdraagbaarheid: je hebt het recht om de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en om die persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke (te doen) overdragen indien de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming of op een overeenkomst en wij de verwerking via geautomatiseerde procedés verrichten.
Recht van bezwaar: je hebt het recht om bij bepaalde ingeroepen redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Recht van bezwaar tegen direct marketing: je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden. Dit recht is absoluut – wij zullen hier dan ook steeds gevolg aan geven.
Recht om niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerde individuele besluitvorming: je hebt het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor jou rechtsgevolgen zijn verbonden of dat jou op een andere manier in aanmerkelijke mate treft.
Recht om jouw toestemming in te trekken: je hebt het recht om jouw toestemming te allen tijde in te trekken voor de verwerking van persoonsgegevens op basis van deze rechtmatigheidsgrond. De intrekking van jouw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op grond van jouw toestemming voor de intrekking daarvan.

Je kan bovenstaande rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar , of in geval van het recht van bezwaar tegen direct marketing ook via de opt-out link opgenomen in onze marketing e-mails.

De uitoefening van deze rechten is in beginsel gratis. Enkel bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kunnen wij hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen.

Wij trachten steeds zo snel mogelijk te antwoorden op jouw verzoeken of vragen. Het is mogelijk dat wij jou eerst om een identiteitsbewijs vragen om jouw identiteit te controleren.

Voor verdere informatie en advies over bovenstaande rechten verwijzen wij je naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Behalve bovenstaande rechten, heb je ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons. In België is de bevoegde toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Je kan de GBA bereiken via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of per post op volgend adres:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

WIJZIGINGEN VAN DIT GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn om dit Gegevensbeschermingsbeleid te wijzigen. Wanneer we veranderingen aan het beleid publiceren, veranderen we de publicatiedatum van dit beleid bovenaan het document. De meest recente versie van dit Gegevensbeschermingsbeleid is te allen tijde beschikbaar op onze website.

CONTACT

Indien je vragen of bedenkingen zou hebben over dit Gegevensbeschermingsbeleid of de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons, kan je steeds contact met ons opnemen per e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of per brief aan Philipssite 6, 3001 Leuven.