Politique de protection des données

Conditions

Chez Sportoase, nous accordons la plus grande importance à votre vie privée et mettons tout en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel. Dans la présente Politique de protection des données, nous expliquons quelles données personnelles nous collectons, dans quel but nous les utilisons, quels droits vous pouvez exercer et de quelle manière vous pouvez le faire.

Nous vous recommandons de lire attentivement cette politique et de la consulter régulièrement, car son contenu peut être modifié. La version la plus récente de notre Politique de protection des données est toujours disponible sur notre site web.

Sportoase propose ses services et activités de différentes manières. Dans le cadre de ces services et activités, nous pouvons collecter des données à caractère personnel concernant nos membres, les visiteurs de notre site web, les visiteurs de nos infrastructures, les participants aux activités organisées par Sportoase, les utilisateurs de nos réseaux sociaux ou de notre application, les personnes inscrites à nos communications électroniques, nos collaborateurs (salariés et indépendants), les candidats, les (personnes de contact de nos) prestataires de services et fournisseurs, les prospects, les personnes qui nous communiquent leurs coordonnées ou qui entrent en contact avec nous d’une autre manière.

Qui sommes-nous ?

Le Groupe Sportoase est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Nous sommes une société anonyme (SA) de droit belge, dont le siège social est situé à Philipssite 6, 3001 Louvain, et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0874.040.670 (« Sportoase », « nous » ou « notre »).

Quelles données personnelles traitons-nous ?

Sportoase peut collecter les données à caractère personnel reprises ci-dessous, dans la mesure où celles-ci sont pertinentes pour les finalités pour lesquelles nous en avons besoin, telles que décrites à l’article 4. Chaque fois que certaines données doivent être obligatoirement complétées et que d’autres sont facultatives, cela sera clairement indiqué afin que vous puissiez choisir de nous communiquer ou non vos données à caractère personnel.

Sportoase traite les catégories de données à caractère personnel suivantes :

Lorsque vous êtes membre de Sportoase : dans le cadre de la souscription d’un abonnement, nous traitons vos données d’identification et de contact telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone ou de GSM et votre adresse e-mail. Nous collectons également certaines caractéristiques personnelles telles que votre sexe, votre date de naissance et votre langue de préférence pour nos services. Un numéro de membre vous est également attribué et associé au type d’abonnement souscrit. Enfin, nous traitons également les données de facturation et de paiement nécessaires à la conclusion de votre abonnement.
Lorsque vous faites établir un profil sportif : vous pouvez demander à Sportoase d’établir un profil sportif sur la base des informations que vous nous fournissez en complétant un questionnaire. Vous choisissez librement les informations que vous souhaitez nous communiquer. Si vous nous transmettez, par exemple, des informations concernant vos antécédents médicaux, celles-ci constituent des données relatives à la santé au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD »), pour lesquelles nous vous demanderons une autorisation distincte.
Lorsque vous utilisez nos services : Sportoase collecte vos données d’identification et de contact telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone ou de GSM et votre adresse e-mail, ainsi que votre numéro de compte bancaire lorsque vous utilisez nos services. Au sein de nos installations, nous réalisons également des enregistrements via nos caméras de surveillance. Vous trouverez davantage d’informations à ce sujet dans notre Politique relative aux caméras.
Lorsque vous visitez notre site web : lors de votre visite sur notre site web, nous collectons vos données d’identification électronique, telles que l’adresse IP de l’appareil utilisé pour accéder au site, ainsi que les informations recueillies par le biais des cookies utilisés sur celui-ci. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies.
Lorsque vous utilisez notre application : Sportoase met également à disposition une application mobile (« application »). Lorsque vous installez et utilisez cette application, nous collectons certaines données personnelles telles que votre nom, votre date de naissance, votre adresse, votre numéro de téléphone ou de GSM, votre adresse e-mail ainsi que le choix de l’établissement fréquenté.
Communications électroniques : vous pouvez choisir de vous inscrire à notre newsletter mensuelle. À cette fin, nous collectons votre adresse e-mail, le choix de l’établissement pour lequel vous souhaitez recevoir la newsletter ainsi que votre choix d’inscription ou de désinscription (opt-in ou opt-out).
Candidature : si vous postulez pour travailler chez nous, nous collectons également différentes données à caractère personnel vous concernant. Il s’agit notamment de vos données d’identification et de contact telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone ou de GSM et votre adresse e-mail. Sur la base de votre CV, nous recueillons également des informations complémentaires concernant vos caractéristiques personnelles (par exemple votre date et lieu de naissance, votre sexe, votre photo, votre nationalité et vos connaissances linguistiques), ainsi que des informations relatives à vos attentes salariales et à vos expériences académiques et professionnelles.
Prestataires de services : Sportoase collecte des données à caractère personnel concernant ses prestataires de services et les personnes de contact auprès de ceux-ci. Il s’agit notamment des données d’identification et de contact telles que le nom du prestataire ou de la personne de contact, la dénomination de l’entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone ou de GSM, l’adresse e-mail et le numéro de TVA. Nous pouvons également collecter certaines données financières, telles que les numéros d’identification et de compte bancaire, les transactions financières et les contrats conclus avec nous.
Autres données pouvant être collectées par Sportoase : vous pouvez choisir de nous communiquer d’autres informations, telles que vos coordonnées ou des données provenant des réseaux sociaux. Sportoase peut également collecter certaines données complémentaires vous concernant, telles que la date de votre dernière visite ou votre participation à une activité organisée par nos soins (le cas échéant).
Photos et vidéos : Sportoase peut réaliser des photos et des vidéos lors d’événements, de journées d’animation, de journées portes ouvertes, d’activités sportives et d’autres initiatives organisées à des fins de communication et de promotion. Dans ce cadre, nous traitons des images sur lesquelles des visiteurs, clients, membres ou participants peuvent être identifiables, ainsi que des données liées à l’activité ou à l’événement au cours duquel ces images ont été prises. Aucune photo ni vidéo n’est réalisée dans le cadre des activités régulières de l’école de natation.

À quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base juridique ?

Nous traitons vos données à caractère personnel uniquement pour les finalités décrites ci-dessous et uniquement dans la mesure nécessaire à la réalisation de ces objectifs.

Nous traitons vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire aux fins suivantes :

Fourniture de nos services : nous traitons vos données à caractère personnel afin de pouvoir vous fournir nos services. Cela comprend notamment la gestion de nos membres, telle que la création de votre adhésion et la tenue d’une base de données de nos membres, l’utilisation de notre application, la facturation, la gestion des litiges et réclamations (y compris en matière de facturation), les relations publiques ainsi que la réalisation d’enquêtes auxquelles vous choisissez de participer.
Accès à nos infrastructures et installations : nous traitons vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez nos infrastructures et installations, même si vous n’êtes pas membre de Sportoase.
Gestion et administration des fournisseurs : nous traitons les données à caractère personnel de nos fournisseurs et de leurs personnes de contact afin de passer et de gérer des commandes ainsi que de traiter les paiements.
Traitement et réponse aux questions via le service clientèle : Sportoase dispose d’un service clientèle où nos membres et visiteurs peuvent poser des questions. Afin de traiter ces demandes, nous traitons certaines de vos données à caractère personnel.
Établissement d’un profil médical et atteinte de vos objectifs sportifs : vous pouvez faire établir un profil médical et définir des objectifs sportifs personnels auprès de Sportoase. À cette fin, certaines données à caractère personnel vous concernant sont traitées.
Sécurité de nos installations : Sportoase utilise des caméras de surveillance afin de prévenir, constater ou détecter les infractions contre les personnes ou les biens, ainsi que les nuisances au sein de nos installations. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique relative aux caméras.
Marketing direct : nous proposons une newsletter mensuelle à laquelle vous pouvez vous inscrire. Dans le cadre de cette inscription et de l’envoi de la newsletter, Sportoase traite vos données à caractère personnel. Nous pouvons également traiter vos données afin de vous communiquer des informations relatives à votre abonnement ou à des produits et services similaires proposés par Sportoase.
Gestion de notre site web : Sportoase met à disposition un site web pour lequel elle traite les données à caractère personnel de ses visiteurs, notamment dans le but de prévenir les abus et la fraude.
Élaboration d’analyses statistiques et de rapports de gestion : nous traitons des données agrégées concernant certains groupes cibles afin de réaliser des analyses statistiques et des rapports de gestion. Sur la base de ces analyses et rapports, nous prenons certaines décisions, évaluons et améliorons nos produits et services, et analysons l’efficacité de nos campagnes.
Respect de nos obligations légales : nous sommes tenus de conserver certaines données à caractère personnel afin de respecter les dispositions légales ou réglementaires applicables (telles que les obligations fiscales et comptables générales), dans le cadre d’un litige ou d’une procédure judiciaire, ou lorsque certaines autorités publiques exigent un traitement de données à caractère personnel.
Évaluation de l’aptitude des candidats dans le cadre d’une procédure de recrutement : lorsque vous postulez auprès de Sportoase, nous traitons certaines de vos données à caractère personnel dans le cadre de notre procédure de sélection.
Communication et promotion de nos activités : nous pouvons traiter des photos et des vidéos afin de rendre compte de nos activités et événements, de promouvoir nos services et de communiquer via notre site web, nos réseaux sociaux, nos newsletters, nos brochures et d’autres supports de communication. Des images d’ambiance peuvent être réalisées lors d’événements, de journées d’animation, de journées portes ouvertes et d’autres activités organisées. Les visiteurs en sont informés par le biais d’écrans d’information, d’affiches, d’informations relatives aux événements ou de tout autre canal de communication approprié.

Pour le traitement de vos données à caractère personnel, nous nous appuyons sur les bases légales suivantes :

Le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de nos services et de la gestion de nos fournisseurs repose sur la nécessité de l’exécution d’un contrat conclu avec vous. Si vous ne nous fournissez pas certaines données, ou si celles-ci sont inexactes, nous ne pouvons garantir la conclusion ou la bonne exécution du contrat.
Nous traitons également vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes (notamment notre intérêt à répondre à vos questions, à entretenir nos contacts, à offrir un service de qualité tant hors ligne qu’en ligne, à optimiser nos services et nos offres de produits, à contacter des prospects et de potentiels membres, ainsi qu’à prévenir, constater ou détecter les infractions à l’encontre de nos collaborateurs, de nos membres, de nos bâtiments et de nos biens, à assurer la promotion de nos activités, notamment au moyen de photos et de vidéos, et à communiquer à leur sujet). Lorsque nous traitons des données à caractère personnel (y compris des photos et des vidéos) sur la base de nos intérêts légitimes, nous veillons toujours à mettre en balance les intérêts de Sportoase avec les droits et libertés des personnes concernées.
Sportoase accorde une attention particulière à la protection des mineurs. Pour toute utilisation promotionnelle de photos ou de vidéos sur lesquelles des mineurs sont reconnaissables, l’autorisation préalable des parents ou des représentants légaux est demandée. En l’absence d’autorisation, ces images ne seront pas utilisées.
Lorsque nous devons traiter vos données afin de respecter des dispositions légales ou réglementaires, ce traitement est fondé sur la nécessité de satisfaire à une obligation légale qui nous incombe.
Le traitement de données à caractère personnel dans le cadre d’une procédure de recrutement repose en partie sur la nécessité de prendre des mesures précontractuelles à votre demande avant la conclusion d’un contrat, et en partie sur nos intérêts légitimes à utiliser ces données afin de prendre les meilleures décisions de recrutement.
Nous envoyons notre newsletter électronique sur la base de votre consentement explicite (opt-in). Sportoase ne vous inscrira à cette newsletter que si vous avez clairement exprimé votre souhait de la recevoir, en toute liberté.
Le traitement des photos et vidéos réalisées dans le cadre du reportage sur les activités et événements de Sportoase repose également sur notre intérêt légitime. Une mise en balance est systématiquement effectuée entre l’intérêt de Sportoase à communiquer sur ses activités et les droits et libertés des personnes concernées.

Pour le traitement de catégories particulières de données à caractère personnel, notamment les données relatives à la santé, nous nous appuyons sur la base juridique suivante :

Le traitement des données relatives à la santé dans le cadre de l’établissement d’un profil médical et de l’atteinte de vos objectifs sportifs repose sur votre consentement explicite et préalable.

Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel à d’autres entreprises. Nous pouvons toutefois les partager avec les catégories de destinataires suivantes :

Les fournisseurs, sous-traitants et autres prestataires de services, tels que les prestataires informatiques, les agences de relations publiques et de marketing, les consultants ainsi que les conseillers professionnels, notamment les cabinets d’avocats externes et les comptables, qui traitent certaines données à caractère personnel pour notre compte. Lorsque la législation l’exige, nous concluons avec ces prestataires des accords de transfert ou des contrats de sous-traitance conformes aux exigences de l’article 28 du RGPD. Nous leur imposons également de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel et nous vérifions, si nécessaire, le respect de ces obligations.
Les autorités publiques, lorsque nous sommes légalement tenus de leur communiquer certaines données à caractère personnel, par exemple dans le cadre d’une procédure judiciaire, d’un litige ou d’une enquête pénale.

Lorsque nous partageons vos données à caractère personnel avec des tiers, nous veillons à ce que ce partage soit effectué de manière sécurisée. À cette fin, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données.

Si vos données à caractère personnel sont transférées à des destinataires situés en dehors de l’Espace économique européen, nous veillons à mettre en place des garanties adéquates. Ces transferts sont effectués sur la base de décisions d’adéquation adoptées par la Commission européenne ou de garanties appropriées au sens de l’article 46 du RGPD, assurant une protection de vos données conforme aux exigences légales applicables.

Sur demande, nous pouvons vous fournir davantage d’informations concernant ces garanties appropriées.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour garantir le bon fonctionnement de nos activités quotidiennes. En tout état de cause, nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées (telles que décrites ci-dessus).

Nous appliquons les critères suivants pour déterminer les durées de conservation :

Les données à caractère personnel nécessaires à l’exécution et au suivi d’une relation contractuelle, telle qu’une affiliation à Sportoase, sont conservées au minimum pendant toute la durée de cette relation.
Les données à caractère personnel figurant dans des documents comptables, financiers ou autres documents officiels sont conservées pendant la durée légalement requise. Les documents comptables sont conservés pendant dix ans et les factures pendant sept ans.
Toutes les données à caractère personnel utilisées à des fins de marketing sont conservées jusqu’au moment où vous nous informez que vous ne souhaitez plus recevoir nos e-mails ou lorsqu’il apparaît que votre adresse e-mail n’est plus utilisée.
Les données à caractère personnel traitées dans le cadre d’une candidature sont conservées pendant une période maximale de quatre semaines après la fin de la procédure de recrutement. Si vous y avez consenti, ces données peuvent être conservées plus longtemps, jusqu’à un an maximum après la fin de la procédure de recrutement.
Les données à caractère personnel traitées par nos caméras de surveillance sont conservées pendant une durée maximale de trente jours. Veuillez consulter notre Politique relative aux caméras pour plus d’informations concernant le traitement des données à caractère personnel par nos caméras de surveillance.
En ce qui concerne les données des visiteurs de notre site web, nous vous renvoyons à notre Politique en matière de cookies, disponible sur notre site internet.
Les photos et vidéos ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été réalisées. Sportoase évalue régulièrement les images en sa possession et supprime ou archive les photos et vidéos qui ne sont plus pertinentes à des fins de communication, de promotion ou d’archivage.

Nous ne conservons vos données à caractère personnel pendant une période plus longue que lorsque nous y sommes légalement tenus ou lorsque cela est nécessaire pour défendre nos intérêts en justice (par exemple en cas de litige).

Des informations complémentaires concernant nos durées de conservation sont disponibles sur simple demande.

Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques spécifiques que nous avons identifiés. Nous protégeons ainsi vos données à caractère personnel, dans la mesure du possible, contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation et l’accès non autorisés aux données transmises, stockées ou traitées de toute autre manière.

Lorsque nous collaborons avec un tiers, les dispositions contractuelles nécessaires sont mises en place afin de garantir un traitement sécurisé de vos données à caractère personnel.

De plus amples informations concernant nos mesures de sécurité sont disponibles sur simple demande.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Dans les limites définies par les articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant le traitement de vos données à caractère personnel :

Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir la confirmation que nous traitons ou non vos données à caractère personnel, d’accéder à ces données, d’être informé(e) des finalités et modalités du traitement, ainsi que d’obtenir une copie des données que nous détenons à votre sujet.
Droit de rectification : vous avez le droit de demander la correction de vos données à caractère personnel ou leur mise à jour lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes.
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : dans certains cas spécifiques, vous avez le droit d’obtenir la suppression de vos données à caractère personnel.
Droit à la limitation du traitement : dans certaines situations prévues par la loi, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.
Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ainsi que de les transmettre ou de les faire transmettre à un autre responsable du traitement lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.
Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons liées à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel fondé sur nos intérêts légitimes.
Droit d’opposition au marketing direct : vous avez également le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Ce droit est absolu et sera toujours respecté.
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée : vous avez le droit de ne pas être soumis(e) à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.
Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment. Ce retrait n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant celui-ci.
En ce qui concerne les photos et vidéos, toute personne concernée peut également s’opposer à l’utilisation de son image ou demander la suppression de photos ou de vidéos lorsqu’elle dispose d’un motif valable.

Les demandes relatives aux photos et vidéos peuvent être adressées à : meldpuntgdpr@sportoase.be.

Vous pouvez exercer les droits précités en envoyant un e-mail à meldpuntgdpr@sportoase.be ou, pour ce qui concerne l’opposition au marketing direct, via le lien de désinscription (« opt-out ») figurant dans nos e-mails marketing. Lorsque nous réalisons des photos ou des vidéos lors d’événements, de journées découverte, de journées portes ouvertes ou d’autres activités organisées, nous vous informons également de l’exercice de vos droits au moyen d’écrans d’information, d’affiches, d’informations relatives à l’événement ou par tout autre canal de communication approprié.

L’exercice de ces droits est en principe gratuit. Toutefois, en cas de demandes manifestement infondées, excessives ou répétitives, nous pouvons facturer des frais administratifs raisonnables.

Nous nous efforçons de répondre à vos demandes ou questions dans les meilleurs délais. Il est possible que nous vous demandions préalablement une preuve d’identité afin de vérifier votre identité.

Pour de plus amples informations concernant les droits mentionnés ci-dessus, nous vous invitons à consulter le site web de l’Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be.

Outre les droits précités, vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente concernant le traitement de vos données à caractère personnel.

En Belgique, l’autorité compétente est l’Autorité de protection des données (APD). Vous pouvez la contacter par e-mail à contact@apd-gba.be ou par courrier à l’adresse suivante :

Autorité de protection des donnéesRue de la Presse 351000 Bruxelles

Modifications de la présente politique de protection des données

Il peut être nécessaire de modifier la présente Politique de protection des données de temps à autre. Lorsque nous apportons des modifications à cette politique, nous mettons à jour la date de publication mentionnée au début du document.

La version la plus récente de cette Politique de protection des données est disponible à tout moment sur notre site web.

Contact

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente Politique de protection des données ou le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à tout moment :

par e-mail : info@sportoase.be
ou par courrier : Sportoase, Philipssite 6, 3001 Louvain.

Contactgdpr@sportoase.be

Sportoase SA, Philipssite 63001 Louvain